Entreprises : que déclarer à la CNIL ?
Toutes les entreprises ont l’obligation légale de déclarer un fichier ou un traitement de données personnelles. quelques exceptions existent mais aucune en ce qui concerne les données utilisées à des fins commerciales.
Lettres d’information, newsletter, emailing : Il y a lieu de dinstinguer deux comportements selon si vous vous adressez à des particuliers ou à des entreprises. C’est particulièrement important dans le cadre d’envoi de mail ou de lettres d’information ou newsletters. En effet, l’envoi de prospection commerciale par voie électronique nécessite le recueil du consentement préalable des personnes concernées, sauf dans les cas d’une relation client-entreprise préexistante et d’une prospection entre professionnels.
Collecte de renseignements à partir d’un site internet : Lorsque le site d’une entreprise utilise des procédés de collecte automatisés de données tendant à accéder, par voie de transmission électronique, à des informations stockées dans l’équipement terminal de connexion de l’utilisateur ou à inscrire, par la même voie, des informations dans son équipement terminal de connexion (par exemple : cookies, applets Java, active X), les utilisateurs sont informés de la finalité de l’utilisation de ces procédés et des moyens dont ils disposent pour s’y opposer.
Fichiers de prospection : Les données prospects ne sont conservées que pour la durée nécessaire à la réalisation des opérations de prospection (durée préconisée : 1 an maximum après le dernier contact ou sans réponse après deux sollicitations successives). Les personnes concernées sont informées, lors de la collecte des informations, des droits d’accès, de rectification ou d’opposition qui leur sont reconnus par la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Le site internet de la CNIL (la commission Nationale de l’Informatique et des Libertés ) vous permet de vérifier selon votre statut et les fichiers utilisés si vous devez ou non faire une déclaration. Celle-çi se fait en ligne en quelques minutes. En dehors de l’aspect purement légal, nous conseillons aux entreprises de se mettre en règle et de le faire savoir aux internautes de plus en plus soucieux de préserver un certaine intimité.
Pour aller plus loin :
Le lien direct vers la page du site de la CNIL consacré aux déclaration d’entreprises .
Un document pdf intitulé Declaration-CNIL qui reprend l’ensemble des informations nécessaires à une déclaration simplifiée ( N° 48 ) , cas de figure le plus souvent rencontré.
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